I. Name und Anschrift des Verantwortlichen

Verbandsgemeinde Mansfelder Grund – Helbra
Der Verbandsgemeindebürgermeister
An der Hütte 1
06311 Helbra
Telefon: (03 47 72) 50-0
Telefax: (03 47 72) 2 72 31
E-Mail: info@verwaltungsamt-helbra.de

II. Name und Anschrift des Datenschutzbeauftragten

Der Datenschutzbeauftragte des Verantwortlichen ist:
Datenschutz Dobert
Poetengang 30
06526 Sangerhausen
Telefon: (03 464) 5547008
E-Mail: dsb@verwaltungsamt-helbra.de

III. Allgemeines zur Datenverarbeitung

1. Umfang der Verarbeitung personenbezogener Daten

Wir verarbeiten personenbezogene Daten unserer Nutzer (Webseitenaufruf) bzw. Bürger grundsätzlich nur, soweit dies zur Bereitstellung einer funktionsfähigen Webseite sowie unserer Inhalte und Leistungen erforderlich ist. Die Verarbeitung personenbezogener Daten unserer Nutzer erfolgt regelmäßig nur nach Einwilligung des Nutzers bzw. Bürgers. Eine Ausnahme gilt in solchen Fällen, in denen eine vorherige Einholung einer Einwilligung aus tatsächlichen Gründen nicht möglich ist und die Verarbeitung der Daten durch gesetzliche Vorschriften gestattet ist.

2. Rechtsgrundlage für die Verarbeitung personenbezogener Daten

Soweit wir für Verarbeitungsvorgänge personenbezogener Daten eine Einwilligung der betroffenen Person einholen, dient Art. 6 Abs. 1 lit. a Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) als Rechtsgrundlage.

Bei der Verarbeitung von personenbezogenen Daten, die zur Erfüllung eines Vertrages, dessen Vertragspartei die betroffene Person ist, erforderlich ist, dient Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO als Rechtsgrundlage. Dies gilt auch für Verarbeitungsvorgänge, die zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen erforderlich sind.

Soweit eine Verarbeitung personenbezogener Daten zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung erforderlich ist, der die Behörde unterliegt, dient Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO als Rechtsgrundlage.

Für den Fall, dass lebenswichtige Interessen der betroffenen Person oder einer anderen natürlichen Person eine Verarbeitung personenbezogener Daten erforderlich machen, dient Art. 6 Abs. 1 lit. d DSGVO als Rechtsgrundlage.

Ist die Verarbeitung zur Wahrung eines berechtigten Interesses der Behörde oder eines Dritten erforderlich und überwiegen die Interessen, Grundrechte und Grundfreiheiten des Betroffenen das erstgenannte Interesse nicht, so dient Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO als Rechtsgrundlage für die Verarbeitung.

3. Datenlöschung und Speicherdauer

Die personenbezogenen Daten der betroffenen Person werden gelöscht oder gesperrt, sobald der Zweck der Speicherung entfällt. Eine Speicherung kann darüber hinaus erfolgen, wenn dies durch den europäischen oder nationalen Gesetzgeber in unionsrechtlichen Verordnungen, Gesetzen oder sonstigen Vorschriften, denen der Verantwortliche unterliegt, vorgesehen wurde. Eine Sperrung oder Löschung der Daten erfolgt auch dann, wenn eine durch die genannten Normen vorgeschriebene Speicherfrist abläuft, es sei denn, dass eine Erforderlichkeit zur weiteren Speicherung der Daten für einen Vertragsabschluss oder eine Vertragserfüllung besteht.

IV. Bereitstellung der Webseite und Erstellung von Logfiles

1. Beschreibung und Umfang der Datenverarbeitung

Wenn Sie die Internetseite www.verwaltungsamt-helbra.de besuchen und Onlineangebote nutzen, werden Daten unter Beachtung der gesetzlichen Datenschutzbestimmungen verarbeitet.

2. Umfang der Verarbeitung personenbezogener Daten

Die Nutzung von www.verwaltungsamt-helbra.de ist grundsätzlich ohne Bekanntgabe personenbezogener Daten möglich. Beim Zugriff auf www.verwaltungsamt-helbra.de und bei jedem Abruf einer Datei werden über diesen Vorgang Daten in einer Protokolldatei gespeichert. Im Einzelnen wird über jeden Abruf folgender Datensatz gespeichert:

•    Datum und Uhrzeit der Anforderung
•    Clientsoftware des anfordernden Rechners, d.h. in der Regel
Browsertyp und gewünschte Zugriffsmethode/Funktion
•    übermittelte Eingabewerte (z.B.: Suchbegriffe)
•    Zugriffsstatus des Web-Servers (z.B.: Datei übertragen, Datei nicht
gefunden, Kommando nicht ausgeführt) und der Namen der
angeforderten Datei
•    Anonymisierte IP-Adresse

Diese Daten werden ebenso beim Zugriff auf jeder anderen Website im Internet generiert, es handelt sich somit nicht um eine spezielle Funktion der Website. Die Speicherung erfolgt zum Zwecke der Optimierung der Webseite und zur Datensicherheit, eine Auswertung dieser Daten erfolgt nicht. Dadurch besteht unsererseits ein berechtigtes Interesse an der Datenverarbeitung nach Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.
Im Falle der Erfassung der Daten zur Bereitstellung der Website ist dies der Fall, wenn die jeweilige Sitzung beendet ist.

2. Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung

Rechtsgrundlage für die vorübergehende Speicherung der Daten und der Logfiles ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

3. Zweck der Datenverarbeitung

Die vorübergehende Speicherung der IP-Adresse durch das System ist notwendig, um eine Auslieferung der Webseite an den Rechner des Nutzers zu ermöglichen. Hierfür muss die IP-Adresse des Nutzers für die Dauer der Sitzung gespeichert bleiben.

Die Speicherung in Logfiles erfolgt, um die Funktionsfähigkeit der Webseite sicherzustellen. Eine Auswertung der Daten findet nicht statt.

Dadurch besteht unsererseits ein berechtigtes Interesse an der Datenverarbeitung nach Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

4. Dauer der Speicherung

Die Daten werden gelöscht, sobald sie für die Erreichung des Zweckes ihrer Erhebung nicht mehr erforderlich sind. Im Falle der Erfassung der Daten zur Bereitstellung der Webseite ist dies der Fall, wenn die jeweilige Sitzung beendet ist.

Im Falle der Speicherung der Daten in Logfiles ist eine darüberhinausgehende Speicherung ist möglich.

5. Widerspruchs- und Beseitigungsmöglichkeit

Die Erfassung der Daten zur Bereitstellung der Webseite und die Speicherung der Daten in Logfiles ist für den Betrieb der Internetseite zwingend erforderlich. Es besteht folglich seitens des Nutzers keine Widerspruchsmöglichkeit.

V. Kontaktformular und E-Mail-Kontakt

1. Beschreibung und Umfang der Datenverarbeitung

Auf unserer Webseite ist ein Kontaktformular vorhanden, welches für die elektronische Kontaktaufnahme genutzt werden kann. Nimmt ein Nutzer diese Möglichkeit wahr, so werden die in der Eingabemaske eingegeben Daten an uns übermittelt und gespeichert. Diese Daten sind:

•    Name des Nutzers
•    Vorname des Nutzers
•    E-Mail-Adresse des Nutzers
•    Anfrage des Nutzers

Diese Datenfelder beziehen sich auf persönliche Daten und sind als Pflichtfelder markiert.

Zusätzlich können folgende Angaben freiwillig gemacht werden. Es ist möglich, nur einzelne Felder zu befüllen.

•    Straße des Nutzers
•    Hausnummer des Nutzers
•    Postleitzahl (PLZ) des Nutzers
•    Wohnort des Nutzers

Im Zeitpunkt der Absendung der Nachricht werden zudem folgende Daten gespeichert:

•    Informationen über den Browsertyp und die verwendete Version
•    das Betriebssystem des Nutzers
•    Datum und Uhrzeit des Absendens der Nachricht
•    die IP-Adresse des aufrufenden Systems des Nutzers

Für die Verarbeitung der Daten wird im Rahmen des Absendevorgangs Ihre Einwilligung eingeholt und auf diese Datenschutzerklärung verwiesen.

Alternativ ist eine Kontaktaufnahme über die bereitgestellte E-Mail-Adresse möglich. In diesem Fall werden die mit der E-Mail übermittelten personenbezogenen Daten des Nutzers gespeichert.

Es erfolgt in diesem Zusammenhang keine Weitergabe der Daten an Dritte. Die Daten werden ausschließlich für die Verarbeitung der Anfragen verwendet.

Es kann nicht ausgeschlossen werden, dass Dritte die von Ihnen übermittelten Daten abfangen oder verändern. Von daher sollte in Angelegenheiten, die besondere Vertraulichkeit erfordern, auf andere Arten der Übermittlung zurückgegriffen werden.

2. Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung

Rechtsgrundlage für die Verarbeitung der Daten ist bei Vorliegen einer Einwilligung des Nutzers Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO.

Rechtsgrundlage für die Verarbeitung der Daten, die im Zuge einer Übersendung einer E-Mail übermittelt werden, ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Zielt der E-Mail-Kontakt auf den Abschluss eines Vertrages ab, so ist zusätzliche Rechtsgrundlage für die Verarbeitung Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

3. Zweck der Datenverarbeitung

Die Verarbeitung der personenbezogenen Daten aus der Eingabemaske dient uns allein zur Bearbeitung der Kontaktaufnahme. Im Falle einer Kontaktaufnahme per E-Mail liegt hieran auch das erforderliche berechtigte Interesse an der Verarbeitung der Daten.

Die sonstigen während des Absendevorgangs verarbeiteten personenbezogenen Daten dienen dazu, einen Missbrauch des Kontaktformulars zu verhindern und die Sicherheit unserer informationstechnischen Systeme sicherzustellen.

4. Dauer der Speicherung

Die Daten werden gelöscht, sobald sie für die Erreichung des Zweckes ihrer Erhebung nicht mehr erforderlich sind, vorbehaltlich anderer gesetzlicher Regelungen (bspw. durch E-Mail-Archivierung). Für die personenbezogenen Daten aus der Eingabemaske des Kontaktformulars und diejenigen, die per E-Mail übersandt wurden, ist dies dann der Fall, wenn die jeweilige Konversation mit dem Nutzer beendet ist. Beendet ist die Konversation dann, wenn sich aus den Umständen entnehmen lässt, dass der betroffene Sachverhalt abschließend geklärt ist.

5. Widerspruchs- und Beseitigungsmöglichkeit

Der Nutzer hat jederzeit die Möglichkeit, seine Einwilligung zur Verarbeitung der personenbezogenen Daten zu widerrufen. Nimmt der Nutzer per E-Mail Kontakt mit uns auf, so kann er der Speicherung seiner personenbezogenen Daten jederzeit widersprechen. In einem solchen Fall kann die Konversation nicht fortgeführt werden.

Der Widerspruch ist schriftlich an die oben genannte verantwortliche Stelle zu richten. Alle personenbezogenen Daten, die im Zuge der Kontaktaufnahme gespeichert wurden, werden in diesem Fall gelöscht.

VI. Social-Media-Auftritte/Datenverarbeitung durch soziale Netzwerke

Die Verbandsgemeinde Mansfelder Grund-Helbra besitzt bzw. nutzt weder eigene Social-Media-Auftritte noch lässt sie Diese von Dritten im eigenen Auftrag pflegen. Es werden keine Social Plug-Ins (z.B. Facebook-Like-Button etc.) verwendet. Eine Datenübertragung bzw. -Verarbeitung durch soziale Netzwerke findet nicht statt.

VII. Datenübermittlung an Dritte

Übermittlungen personenbezogener Daten an staatliche Einrichtungen und Behörden erfolgen nur im Rahmen zwingender nationaler Rechtsvorschriften oder wenn die Weitergabe im Fall von Angriffen auf unsere Netzinfrastruktur zur Rechts- oder Strafverfolgung erforderlich ist.
Eine Weitergabe zu anderen Zwecken an Dritte findet nicht statt.

VIII. Rechte der betroffenen Person

Eine Person hat folgende Rechte gegenüber dem Verantwortlichen:

Information und Kommunikation gem. Art. 12 DSGVO:
Sie haben das Recht auf einen transparenten und leichten Informationszugang
sowie auf eine klare und einfache Sprache.

Informationspflicht bei Erhebung von Daten gem. Art. 13 DSGVO:
Sie werden informiert, wenn wir Daten von Ihnen erheben und wofür die Daten benötigt werden.

Datenabfrage/ -erhebung von Dritten gem. Art. 14 DSGVO:
Sie werden benachrichtigt, wenn wir Daten von Dritten(z.B. anderen Behörden) erheben oder anfragen, und wofür die Daten benötigt werden.

Auskunftsrecht gem. Art 15 DSGVO:
Sie haben das Recht, Auskunft zu verlangen, ob personenbezogene Daten Sie betreffend verarbeitet werden.

Recht auf Berichtigung gem. Art. 16 DSGVO:
Sie haben das Recht auf Berichtigung bzw. Vervollständigung, wenn personenbezogene Daten Sie betreffend unrichtig oder unvollständig sind.

Recht auf Löschung gem. Art. 17 DSGVO:
Sie können vom Verantwortlichen verlangen, dass personenbezogene Daten Sie betreffend unverzüglich gelöscht werden, u.a. wenn die Daten zur Zweckerfüllung nicht mehr notwendig sind, Sie Ihre Einwilligung widerrufen haben oder die Verarbeitung unrechtmäßig erfolgt.

Widerspruchsrecht gem. Art. 21 DSGVO:
Sie haben das Recht, aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit gegen die Verarbeitung personenbezogene Daten Sie betreffend Widerspruch einzulegen.

Beschwerderecht gem. Art. 77 DSGVO:
Sie haben das Recht, sich beim Landesbeauftragten für den Datenschutz Sachsen-Anhalt zu beschweren, wenn Sie der Ansicht sind, dass die Verarbeitung personenbezogene Daten Sie betreffend gegen die DSGVO verstößt.

Bei Anfragen dieser Art sowie Beschwerden wenden Sie sich bitte an:

datenschutzbeauftragte@verwaltungsamt-helbra.de
Tel.: 034772 50-151

Bitte beachten Sie, dass wir bei derartigen Anfragen sicherstellen müssen, dass es sich tatsächlich um die betroffene Person handelt. Aus diesem Grund wird regelmäßig ein Identitätsnachweis erforderlich sein.

IX. Recht auf Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde gem. Art 77 DSGVO

Aufsichtsbehörde für die Gemeinden in Sachsen-Anhalt ist der

Landesbeauftragter für den Datenschutz
Leiterstraße 9
39104 Magdeburg

(postalisch erreichbar unter: Postfach 1947, 39009 Magdeburg).

Landesbeauftragter im Internet

X. Änderung der Datenschutzerklärung

Aufgrund von Weiterentwicklungen unserer Webseite oder Änderungen der gesetzlichen Datenschutzbestimmungen behält sich die Verbandsgemeinde Mansfelder Grund-Helbra vor, die Datenschutzerklärung, sofern dies erforderlich ist, zu ändern. Es empfiehlt sich daher die Datenschutzerklärung von Zeit zu Zeit erneut durchzulesen.